電子郵件的傳真服務一直被認為是一個新事物，尤其是在電子郵件成為絕對業務需求之前。然而，最近，電子郵件服務的傳真迅速普及，它們迅速取代了傳統的傳真機，成為現代商業的工具。
電子郵件傳真服務與傳統電子郵件協同工作。將接受的傳真轉換為公用電腦 發送傳真的在線文檔類型，通常為PDF（可設置只讀和密碼保護，有效使傳真發送電子郵件比個人傳真機更安全），發送給用戶電子郵件帳戶。消息可以發送到標準的傳真機，而通過傳統方法發送的傳真無法通知通過 Internet 發送的傳真。
將傳真發送到電子郵件服務被視為更好的系統有幾個原因，以及為什麼傳統的傳真機會走向滅亡。這些原因與傳真到電子郵件的特殊優勢直接相關。
傳真到電子郵件系統的舒適度是主要因素之一。電子郵件的傳真服務被用戶認為更像 是一個 pdf 編輯器，因為它們通過一個簡單的電子郵件界面工作。以前從未使用過傳真機的工人可以輕鬆使用電子傳真係統，因為格式非常簡單，可以識別。部分傳真可以通過同一條“數字”線路同時接收和發送，消除了被取消的傳真，大大減少了與客戶和業務夥伴的溝通不暢。
電子郵件的傳真服務還使查找和設置傳真變得更加容易，而且標准文檔可以輕鬆搜索關鍵字和短語。操作系統的現代索引搜索功能（例如 電子簽名Windows 7 和 Mac OS X）可用於吸引所有符合特定條件的傳真。這消除了對昂貴的物理文檔存儲的需求，並通過允許立即訪問來自客戶、訂單或某些日期的所有傳真來提高業務效率。
這不是傳真到電子郵件服務比傳統傳真機更具成本效益的唯一方法。由於功率要求較低，它們實際上運行起來更便宜。當電子郵件傳真服務沒有硬件或移動部件時，它們不需要維護。這項服務的便利性意味著企業變得更有效率，個人員工也變得更有生產力。
與其他新技術相比，電子郵件傳真服務的安裝和培訓成本非常低。安裝電子郵件傳真係統時沒有停機時間，因為它是立即進行數字設置的。在一兩天內，大多數小型企業將完全適應使用電子郵件傳真服務，而許多大型企業可以在一周或更長時間內完成轉換。電子郵件傳真的低投資成本和成本效益是如此迅速捕獲的主要原因之一，也是傳統傳真機落後的主要原因之一。
電子郵件傳真服務更加環保，這一點越來越重要。此服務絕對沒有墨水或打印機碳粉，也不需要維護。但是，當需要時，總是可以打印收到的傳真，例如當文檔需要簽名或在會議中顯示時。即便如此，通過傳真到電子郵件系統節省的資源還是非常大的。基於電子郵件的系統運行所需的能源更少，許多企業已使用它來完全消除紙張浪費並減少碳足跡。